Recepcionista

Recepcionista

Responsabilidades e atribuições

1. Atendimento e Acolhimento

Recepção de Pessoas: Receber e acolher pais, alunos, visitantes, fornecedores e demais pessoas que chegam à escola, direcionando-os aos setores ou pessoas apropriadas.

Primeiro Contato: Ser o primeiro ponto de contato para a maioria das interações, criando uma primeira impressão positiva da instituição.

Informações Gerais: Fornecer informações básicas sobre a escola, horários, eventos, procedimentos e serviços.

2. Comunicação

Telefone: Atender, filtrar e direcionar chamadas telefônicas internas e externas. Anotar recados com precisão e repassá-los.

E-mail/Mensagens: Monitorar e responder a e-mails e mensagens gerais da escola, ou encaminhá-los aos responsáveis.

Comunicados: Auxiliar na distribuição de comunicados internos e externos, tanto impressos quanto digitais.

Intermediação: Servir como ponte de comunicação entre pais e professores/coordenação, agendando reuniões e transmitindo recados urgentes.

3. Suporte Administrativo

Agendamentos: Organizar agendas de reuniões para a direção, coordenação ou outros departamentos.

Documentação: Receber, registrar e encaminhar documentos, correspondências e encomendas. Auxiliar na organização e arquivamento de documentos simples.

Cadastro: Manter e atualizar dados cadastrais de alunos, pais e contatos, quando aplicável.

Material de Escritório: Controlar o estoque e solicitar materiais de escritório e suprimentos para a recepção e áreas comuns.

Suporte a Eventos: Auxiliar na organização logística de pequenos eventos escolares, como concursos e palestras (ex: preparar listas de presença, credenciais).

4. Gerenciamento de Visitantes

Registro de Entrada/Saída: Controlar o fluxo de entrada e saída de visitantes, solicitando identificação e registrando dados conforme as políticas de segurança da escola.

Crachás: Emitir crachás de visitante temporários.

Segurança: Estar atenta a pessoas não autorizadas e comunicar imediatamente à segurança ou direção qualquer situação suspeita.

5. Apoio a Alunos e Pais

Alunos: Auxiliar alunos com pequenas necessidades (ex: entregar um recado aos pais, encontrar um pertence perdido, chamar um responsável em caso de emergência).

Pais: Oferecer suporte e orientação aos pais sobre procedimentos diversos, como solicitações de documentos, horários de aula, etc.

6. Organização do Ambiente

Manutenção: Garantir que a área da recepção esteja sempre limpa, organizada e apresentável.

Recursos: Manter materiais informativos (folders, revistas, avisos) atualizados e acessíveis na recepção.

7. Segurança e Emergência

Protocolos: Conhecer e seguir os protocolos de segurança e emergência da escola.

Primeiros Socorros: Ter noções básicas de primeiros socorros ou saber a quem recorrer em caso de pequenos acidentes.

8. Atuar no ciclo de matrículas

Realizar treinamentos do ciclo e atuar no processo de rematrícula e captação

Requisitos e qualificações

Escolaridade: Ensino Médio completo.

Experiência Profissional: Experiência comprovada em funções de recepção, atendimento ao público ou áreas administrativas (mínimo de 1 a 2 anos, dependendo da necessidade da escola).

Sistemas de Gestão: Familiaridade com o uso de sistemas de gestão escolar ou softwares de agendamento (será um diferencial e/ou treinamento será fornecido).

Comunicação: Excelente comunicação verbal e escrita em Português.

Atendimento ao Cliente de Excelência: Capacidade de acolher e atender pais, alunos e visitantes de forma cordial, empática e proativa.

Inteligência Emocional: Habilidade para lidar com situações de pressão, resolver conflitos de forma calma e manter a postura profissional em todos os momentos.

Trabalho em Equipe: Disposição para colaborar com os demais membros da equipe escolar.

Informações adicionais

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